PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH-MASALAH MEMBUAT KEPUTUSAN
BAB1
Tiga jenis usaha pendekatan sistematis untuk pecahan masalah :
1. Persiapan
Manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami
lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam
perusahaan.
2. Definisi
Manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian
sistem menurut suatu urutan tertentu.
3. Solusi
Manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasi, memilih
yang terbaik, menerapkannya dan membuat tindak lanjut utk memastikan bahwa
solusi itu berjalan sebagaimana mestinya.
BAB 2
PEMECAHAN MASALAH
Suatu pendekatan sistematis untuk
pecahan masalah telah diciptakan yang terdiri
dari tiga jenis usaha :
-
persiapan
-
definisi
-
solusi
Dalam mempersiapkan pemecahan masalah,
manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan
perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam
mendefinisikan masalah, manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan
menganalisis bagian-bagian sistem menurut suatu urutan tertentu. Dalam
memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif,
mengevaluasinya, memilih yang terbaik, menerapkannya, dan membuat tindak lanjut
untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.
Dengan kenyataan tersebut, kita
mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk
menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa. Jadi
pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk
menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Pentingnya
pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi
pada konsekuensinya. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.
Pengambilan keputusan adalah tindakan
memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik
atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi
berbagai alternatif keputusan. Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan
sistem untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja sistem.
Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh
sistem.
Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan
masalah sebagai suatu kondisi
yang memiliki potensi untuk menimbulkan
kerugian luar biasa atau menghasilkan
keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan
masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat
buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Pentingnya pemecahan masalah
bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.
Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan
Pengambilan keputusan adalah tindakan
memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik
atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi
berbagai alternatif keputusan. Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan
sistem untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja sistem.
Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh
sistem.
KONSEP DASAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN
MANAJEMEN
Manajemen membutuhkan informasi sebagai
dasar pengambilan keputusan mereka. Sistem informasi mempunyai peranan yang
penting dalam menyediakan inf untuk manajemen setiap tingkatan. Tiap2 kegiatan
dan keputusan manajemen yg berbeda membutuhkan informasi yang berbeda. Oleh
kana itu untk dpt menyediakan informasi yg relevan dan berguna bagi manajemen,
maka pengembang system informasi hrs memahami terlebih dahulu kegiatan yang
dilakukan oleh manajemen dan tipe keputusannya.
BAB 3
A. TIPE KEGIATAN MANAJEMEN
Kegiatan manajemen dihubungkan dengan
tingkatannya didalam organisasi dibagi menjadi 3 bagian :
1. Perencanaan strategic : merupakan kegiatan
manajemen tingkat atas, sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi,
penerapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi-strategi.
· Proses evaluasi lingkungan luar
organisasi : Lingkungan luar dapat mempengaruhi jalannya organisasi, oleh
karena itu manajemen tingkat atas hrs pandai mengevaluasinya, hrs dpt bereaksi
thd kesempatan2 yg diberikan oleh lingkungan luar, misal produk baru, pasar
baru. Selain itu manajemen tingkat atas hrs tanggap terhadap tekanan2 dari
lingkungan luar yg merugikan organisasi dan sedapat mungkin mengubah tekanan
menjadi kesempatan.
· Penetapan tujuan adalah apa yg
igin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yg dimiliki oleh manajemen.
Misalnya tujuan perusahaan adalah dlm waktu 5 thn menjadi penjual terbesar
didalam industri dgn menguasai 60% pasar.
· Penentuan strategi : Manajemen
tkt atas menentukan tindakan2 yg hrs dilakukan oleh organisasi dengan maksud
untk mencapai tujuan2nya. Dengan strategi semua kemampuan yg berupa
sumberdaya2 dikerahkan supaya tujuan organisasi dapat diraih.
2.
Pengendalian
manajemen : system untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi
yg sudah ditetapkan secara efektif dan efisien. Ini merupakan tingkatan
taktik(tactical Level), yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan
taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yg
dijalankan biasanya bersifat jangka pendek ± 1 thn. Proses pengendalian
manajemen terdiri dari : pembuatan program kerja, penyusunan anggaran,
pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan analisis.
3.
Pengendalian
operasi : Sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Ini merupakan penerapan program yang
telah ditetapkan di pengendalian manajemen.Pengendalian operasi dilakukan
dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas2
tingkat bawah.
B. TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN
Pengambilan
keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan
alternative untuk mencapai sasaran.
Keputusan dibagi
dalam 3 tipe :
· Keputusan terprogram/keputusan
terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram.
Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah.
Co:/ keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.
· Keputusan setengah terprogram /
setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian
berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya
bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/
Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana
promosi.
·
Keputusan tidak
terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang
dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas.
Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk
didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar.
Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan
keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain
adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.
C.
TIPE INFORMASI
Sistem informasi
sekarang peranannya tdk hanya sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi
informasi berupa laporan2 keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yg lebih
penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi2
perencanaan, alokasi2 sumber daya, pengukuran dan pengendalian. Laporan2 dari
sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan2
yg terjadi didalam organisasi untuk menjadi bukti yg berguna didalam menentukan
tindakan yg diambil. Sistem informasi menyediakan 3 macam tipe informasi :
1.
Informasi
pengumpulan data (Scorekeeping information) : informasi yang berupa akumulasi
atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan. Berguna bagi manajer bawah
untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.
2.
Informasi
Pengarahan perhatian (attention directing information) : membantu manajemen
memusatkan perhatian pada masalah-masalah yg menyimpang, ketidakberesan.
Informasi ini membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan2 yg
terjadi.
3.
Informasi Pemecahan
masalah (Problem Solving information) : informasi untuk membantu para manajer
atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Problem
solving biasanya dihubungkan dgn keputusan yg tidak berulang-ulang serta
situasi yg membutuhkan analisis yg dilakukan oleh manajemen tingkat atas.
BAB 4
KARAKTERISTIK
INFORMASI
Untuk mendukung
keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka manajemen membutuhkan
informasi yg berguna. Untuk tiap2 tingkatan manajemen dengan kegiatan yg
berbeda-beda, dibutuhkan informasi yg berbeda-beda pula, karakteristik
informasi ini antara lain :
1.
Kepadatan Informasi
: untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah
terperinci(detail) dan kurang padat, krn terutama digunakan untuk pengendalian
operasi. Sedang untuk manajemen yg lebih tinggi tingkatannya, mempunyai
karakteristik informasi yg semakin tersaring(terfilter), lebih ringkas dan
padat.
2.
Luas Informasi :
manjemen bawah karakteristik inf. Adalah terfokus pada suatu masalah tertentu,
krn digunakan oleh manajer bawah yg mempunyai tugas yg khusus. Untuk manajer
tingkat tinggi, karakteristik inf yg semakin luas, karena manajemen atas
berhubungan dengan masalah yg luas.
3.
Frekuensi informasi
: Manajemen tingkat bawah frekuensi inf yg diterimanya adalah rutin, krn
digunakan oleh manajer bawah yg mempunyai tugas yg terstruktur dgn pola yg
berulang2 dari waktu ke waktu. Manajem tingkat tinggi, frekuensi informasinya
adalah tidak rutin atau adhoc (mendadak), krn manajemen atas berhubungan dengan
pengambilan keputusan tdk terstruktur yg pola dan waktunya tdk jelas.
4.
Waktu Informasi :
Manajemen tingkat bawah, inf yg dibutuhkan adalah if historis, krn digunakan
oleh manajer bawah di dalam pengendalian operasi yg memeriksa tugas2 rutin yg
sudah terjadi. Untuk manajemen tingkat tinggi, waktu inf lebih ke masa depan
berupa inf prediksi krn digunakan untuk pengambilan keputusan strategik yg
menyangkut nilai masa depan.
5.
Akses Informasi :
Level bawah membutuhkan inf yg periodenya berulang2, sehingga dapat disediakan
oleh bagian sistem inf yg memberikan dalam bentuk laporan periodik. Dengan
demikian akses inf tdk dapat secara on line, tetapi dapat secara off line.
Sebaliknya untuk 6. level lebib tinggi, periode inf yg dibutuhkan tdk
jelas, sehingga manajer2 tingkat atas perlu disediakan akses on line untuk
mengambil inf kapan pun mereka membutuhkan.
6. Sumber Informasi : Karena manajemen tingkat bawah
lebih berfokus pd pengendalian internal perusahaan, maka manajer2 tingkat bawah
lebih membutuhkan inf dgn data yg bersumber dari internal perusahaan sendiri,
tetapi manajer tingkat atas lebih berorientasi pada masalah perencanaan
strategik yg berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan, shg membutuhkan inf
dgn data yg bersumber pd eksternal perusahaan.
STRUKTUR MASALAH
Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya
dipahami oleh pemecah masalah. Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen
atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
Sebenarnya dalam suatu organisasi sangat sedikit permasalahan yang sepenuhnya
terstruktur atau sepenuhnya tidak terstruktur. Sebagaian besar masalah adalah
masalah semi-terstruktur, yaitu manajer memiliki pemahaman yang kurang sempurna
mengenai elemen-elemen dan hubungannya. Masalah semi-terstruktur adalah masalah
yang berisi sebagian elemen-elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah
masalah.
PENDEKATAN SISTEM
Proses pemecahan masalah secara
sistematis bermula dari John Dewey, seorang profesor filosofi di Columbia
University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910, ia mengidentifikasi
tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu
kontroversi secara memadai yaitu:
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Kerangka kerja yang dianjurkan untuk
penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem . Serangkaian
langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu
pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang
dipilih bekerja.
TAHAP PEMECAHAN MASALAH
Dalam memecahkan masalah kita
berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus
dilakukan oleh manajer yaitu usaha
persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi /
pemecahan.
-
Usaha persiapan, mempersiapkan
manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
-
Usaha definisi, mencakup
mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
-
Usaha solusi, mencakup
mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah
satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya
untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.
1. Usaha persiapan
Tiga langkah persiapan tidak harus
dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan
kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah. Ketiga masalah itu
terdiri dari:
a) Memandang perusahaan sebagai suatu
sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan
subsistem-subsistem perusahaan
2. Usaha definisi
Usaha definisi mencakup pertama-tama
menyadari bahwa suatu masalah ada atau
akan ada (identifikasi masalah) dan
kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah). Usaha
definisi mencakup dua langkah yaitu :
a) Bergerak dari tingkat sistem ke
subsistem
b) Menganalisis bagian-bagian sistem
dalam sustu urutan tertentu
3. Usaha pemecahan
Usaha pemecahan meliputi pertimbangan
berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik,
dan penerapannya.
·
FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan
masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam
merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
♦ Merasakan masalah
Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori
dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem solving styles) mereka,
yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.
·
Penghindar masalah (problem
avoider), manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua
baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan
informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.
·
Pemecah masalah (problem
solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika
timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
·
Pencari masalah (problem
seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
·
Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah
satu dari dua gaya mengumpulkanv informasi (information-gathering styles) atau
sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka.
·
Gaya teratur (preceptive
style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring
segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
·
Gaya menerima (receptive
style), manajer jenis ini ingin melihat
semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau
orang lain dalam organisasi.
♦ Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai
salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information-using
styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu
masalah.
·
Gaya sistematik (systematic style), manajer
memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan,
misalnya pendekatan sistem.
·
Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak
lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan
situasi.
Tahap Pengambilan Keputusan
Setelah tahapan-tahapan terdahulu dibuat
dan dianalisa, maka tahap selanjutnya disusunlah daftar prioritas yang harus
diimplementasikan. Quantitative Strategic Planning Matrix (QSPM ) merupakan
teknik yang secara obyektif dapat menetapkan strategi altematif rang
diprioritaskan.Sebagai suatu teknik, QSPM memerlukan good intuitive judgement.
Salah satu kegiatan manajemen yang
penting adalah memahami sistem sepenuhnya mengambil keputusan-keputusan yang
tepat yang akan dapat memperbaiki hasil sistem keseluruhan dalam
batasan-batasan. Dengan demikian pengambilan keputusan adalah suatu proses
pemilihan dari alternatif baik kualitatif maupun kuantitatif untuk mendapat
suatu alternatif terbaik guna manjawab konflik (pertentangan). Proses penurunan
suatu keputusan mengandung empat unsur.
Proses penurunan suatu keputusan
mengandung empat unsur :
1. Modal :
modal menunjukkan gambaran suatu masalah secara kuantitatif atau kuantitatif.
2. Kriteria :
kriteria yang dirumuskan menunjukkan tujuan dari keputusan yang diamtril. Jiak
terdapat beberapa kriteria yang saling bertentangan maka penganbilan keputusan
harus melalui kompromi (misalnya menambah jasa langganan dan mengurangi
persediaan, maka keputusan mana yang diambil perlu kompromi)
3. Pembatas :
faktor-faktor tambahan yang perlu diperhatikan dalam memecahkan masalah.
Misalnya dana yang kurang trsedia.
4. Optimalisasi
: apabila masalah keputusan telah diuraikan dengan sejelas-jelasnya (modal),
maka manajer menentukan apa yang diperlukan (kriteria) dan apa yang
diperbolehkan (pembatas). Pada keadaan ini penganbilan keputusan siap untuk
memilih yang terbaik atau yang optimul.
·
Jenis-jenis Penganbilan keputusan
Masalah dan konflik terdapat di
mana-mana. Beberapa di antaranya bersifat sederhana dan deterministik,
sedangkan yang lain bersifat sangat kompleks dan probabilistik serta dapat
menimbulkan pengaruh yang besar. Pengambilan keputusan dapat bersifat rutin dan
memiliki struktur tertentu atau dapat juga bersifat sangat kompleks dan tidak
berstruktur. Terdapat dua jenis pengambilan keputusan, yaitu :
1. Pengambilan keputusan terprogram
Jenis pengambilan keputusan ini.
Mengandung suatu respons otomatik terdapat kebijakan-kebijakan yang telah
ditetapkan sebelumnya. Masalah yang bersifat pengulangan dan rutin dapat
diselesaikan dengan pengambilan keputusan jenis ini. Tantangan yanga
besar lagi seorang analis adalah mengetahui jenis-jenis keputusan ini dan
memberikan atau menyediakan metode-metode untuk melaksanakan pengambilan
keputusan yang terprogram dimana saja. Agar pengambilan harus didefinisikan dan
dinyatakan secara jelas. Bila hal ini dapat dilaksanakan, pekerjaan selanjutnya
hanyalah mengembangkan suatu algoritma untuk membuat keputusan rutin dan
otomatik.
Dalam kebanyakan organisasi terdapat
kesempatan-kesempatan untuk melaksanakan pengambilan keputusan terprogram karana
banyak keputusan diambil sesuai dengan prosedur pelaksanaan standar yang
sifatnya rutin. Akibat pelaksanaan pengambilan keputusan yang terprogram ini
adalah membebaskan menajemen untuk tugas-tugas yang lebih panjang.
2. Pengambilan program tidak terprogram
Menunjukkan proses ini yang berhubungan
dengan masalah-masalah yang tidak jelas. Denhan kata lain, pengambilan
keputusan jenis ini meliputi proses-proses pengambilan keputusan untuk menjawab
masalah-masalah yang kurang dapat didefinisikan. Masalah-masalah ini umumnya
bersifat kompleks, hanya sedikit parameter-parameter yang diketahui dan
kebanyakan parameter yang diketahui bersifat probabilistik. Untuk menjawab
masalh ini diperlukan seluruh bakat dan keahlian dari penganbilan keputusan,
ditambah dengan bantuan sistem informasi. Hal ini dimaksudkan untuk mendapat
keputusan tidak terprogram dengan baik.
Contoh : masalah-masalah yang memerlukan
keputusan-keputusan yang tidak baik terprogram. Sangat banyak waktu yang
dikorbankan oleh pegawai-pegawai tinggi pemerintah, pemimpin-pemimpin
perusahaan, administrator sekolah dan manajer organisasi lainya dalammenjawab
masalah dan mengatasi konflik.
Untuk memperoleh keputusan yang
signifikan dengan kondisi yang ada merupakan rangkaian proses dari analisis kasus
yang memformulasikan semua keputusan yang akan diambil berdasarkan justifikasi
yang dibuat secara kualitatif maupun kuantitatif, terstruktur maupun tidak
terstruktur.
Setelah mengumpulkan semua informasi
yang berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan, tahap selanjutnya adalah
memanfaatkan semua informasi tersebut dalam model-model kuantitatif perumusan
strategis.
0 komentar:
Posting Komentar