Pada tugas pertama di minggu 1 ini saya kan membahas..........
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI SEKOLAH..
Sistem pendidikan di Indonesia ini membutuhkan sebuah revolusi. Banyak praktisi pendidikan yang mempertanyakan rendahnya kualitas pendidikan di Indonesia. Berbicara mengenai kualitas sebenarnya adalah hal yang sulit, karena kualitas itu sendiri adalah merupakan suatu variabel tak terukur (non-parametrik). Banyak teori-teori pendidikan yang mendasarkan tolak ukur kualitas pendidikan itu dinilai dari hasil output pendidikan itu sendiri, kualitas siswa. Namun ada pula yang mendasarkan pengukuran kualitas pada nilai efektifitas proses-proses pendidikan.
Sebuah konsep dalam dunia pendidikan di Indonesia yaitu Manajemen Berbasis Sekolah (MBS) menawarkan suatu model solusi untuk meningkatkan kualitas pendidikan, apapun interpretasi kualitas pendidikan itu yaitu input, proses, ataupun output pendidikan. Dengan diterapkannya Manajemen Berbasis Sekolah, diharapkan terwujudnya transformasi dari pola pendidikan lama menuju pola pendidikan baru.
Salah satu cara untuk peningkatan mutu pendidikan tersebut adalah dengan mengadopsi Teknologi Informasi & Komunikasi (TIK) dalam proses-proses manajemen sekolah. Teknologi yang semakin berkembang menyediakan kesempatan yang sangat besar untuk mengembangkan manajemen pendidikan dan proses pembelajaran di sekolah. Teknologi Informasi & Komunikasi (TIK) memiliki potensi yang sangat besar untuk mentransformasikan seluruh aspek di dalam pendidikan di sekolah dan memanfaatkannya untuk mencapai tujuan-tujuan pembelajaran.
Sistem Informasi Manajemen Pendidikan Sekolah
Ide dasar dari Manajemen Berbasis Sekolah (MBS) adalah model partisipasi masyarakat dengan sekolah dalam pengambilan keputusan kebijakan pendidikan sekolah. Dengan implementasi Sistem Informasi Manajemen Pendidikan Sekolah (SIMPS) ini diharapkan sekolah dapat memperoleh manfaat terwujudnya suatu pusat informasi yang dapat diakses oleh masyarakat umum, siswa, guru maupun orangtua/wali siswa untuk memperoleh data-data pendidikan yang terkait dengan porsi dan kewenangannya. Disamping itu juga akan dibentuk forum interaksi antara elemen pendidikan yang meliputi guru, siswa, orangtua siswa, hingga alumni sekolah dan masyarakat umum, dan juga sebagai media informasi kegiatan-kegiatan sekolah sehingga pihak sekolah dapat mempertanggung-jawabkan secara publik mengenai kualitas pendidikan sekolahnya.
Beberapa masalah yang sering dihadapi sekolah dalam melaksanakan pengendalian manajemen pendidikan di sekolah yang menjalankan roda-roda manajemen tanpa menggunakan perangkat bantu manajemen (management tools) antara lain adalah:
a) Layanan pendidikan kepada siswa kurang optimal
Layanan pendidikan harus dirancang seoptimal mungkin supaya dapat membuat proses pembelajaran lebih interaktif, inspiratif, dan menyenangkan sehingga dapat lebih merangsang siswa untuk berkreasi dan lebih menggali potensi minat, bakat, serta perkembangan fisiknya. Dengan pola manajemen modern yang lebih dinamis serta perangkat bantu manajemen yang lebih interaktif, diharapkan layanan pendidikan kepada siswa akan semakin optimal.
b) Kekurang-paduan antara data dan informasi antar komponen-komponen manajemen sekolah
Setiap komponen manajemen sekolah tentu memiliki suatu mekanisme pengolahan data untuk menghasilkan informasi-informasi yang terkait dengan bidang manajemennya supaya bisa bermanfaat kepada pihak-pihak yang membutuhkan. Kekurang-paduan antara data dan informasi yang dihasilkan di masing-masing komponen manajemen sekolah akan menimbulkan banyak masalah seperti terdapatnya banyak “versi” informasi yang tidak sama menimbulkan ambiguitas dan kebingungan mengenai mana informasi yang benar. Atau ketidakmampuan salah satu komponen manajemen dalam menyediakan informasi yang cepat karena masih harus dilakukan penggabungan data dari berbagai sumber, mengolah, dan melaporakannya.
c) Tidak adanya kolaborasi yang mempermudah koordinasi
Komponen manajemen sekolah seperti dewan pengembang kurikulum sekolah merupakan salah satu komponen yang cukup banyak melibatkan koordinasi yang intensif dalam proses-proses perencanaan dan pengendalian serta evaluasi kurikulum. Tidak adanya kolaborasi antar para pengembang kurikulum akan menimbulkan kesulitan dalam memperoleh kesamaan persepsi mengenai perencanaan, implementasi, pemantauan, dan evaluasi kurikulum.
d) Akuntabilitas tidak berkesinambungan
Masih terkait dengan penjelasan masalah pada poin (b) di atas, kerancuan informasi yang dihasilkan dari banyak sumber data akan mengakibatkan akuntabilitas informasi menjadi dipertanyakan. Sebuah sistem terintegrasi dapat mendorong kualitas proses manajemen yang berkesinambungan antar proses-proses dalam masing-masing komponen sehingga dapat ditindaklanjuti secara terstruktur dan sistematik.
e) Penyediaan informasi tidak cepat dan tepat guna
Pada level manajemen yang lebih tinggi, otoritas pendidikan (misalnya yayasan) akan memerlukan informasi yang dibutuhkan untuk keperluan yang lebih strategis dalam proses pengambilan keputusan pendidikan dalam kaitannya dengan peningkatan mutu. Sistem informasi yang baik sebagai alat bantu manajemen harus dapat menyediakan informasi-informasi tersebut secara cepat dan tepat guna untuk dijadikan referensi dalam kegiatan-kegiatan eksekutif pengambilan keputusan dan kebijakan manajemen sekolah.
Perangkat bantu manajemen yang diharapkan dapat mengeliminir hal-hal tersebut di atas adalah perangkat bantu yang berbasis Teknologi Informasi & Komunikasi (TIK) sehingga dapat menjadi tulang punggung sistem informasi manajemen sekolah, khususnya untuk membantu mengkolaborasikan aspek-aspek transaksional dalam proses pelaksanaan manajemen pendidikan dan aspek-aspek analisis informasi dalam proses pengendalian dan evaluasi manajemen pendidikan. Apalagi jika ruang lingkup sistem manajemen pendidikan di sekolah sudah semakin membesar dan melebar ke tingkatan enterprise.
Dalam Sistem Informasi Manajemen Pendidikan Sekolah (SIMPS), beberapa hal yang amat diperhatikan adalah:
TERINTEGRASI, dalam arti semua layanan pada elemen-elemen primer sekolah memiliki keterkaitan dan dapat berinteraksi dalam hal pendistribusian data maupun informasi.
TERKUSTOMISASI, dimana sistem ini dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan dan kebijakan-kebijakan sekolah akan kegiatan operasional dan manajemen sekolah.
TERSTANDARISASI, dimana sistem yang akan dibangun ini akan disesuaikan dengan standar yang telah ditetapkan oleh Dinas Pendidikan sehingga pihak sekolah dapat memberikan informasi-informasi yang dibutuhkan (dan yang diminta) oleh Dinas Pendidikan dalam rangka membuat perencanaan pengembangan pendidikan daerah yang matang dan tepat sasaran.
Jadi, manfaat yang akan diperoleh dengan SIMPS ini tidak hanya dirasakan oleh elemen sekolah saja (termasuk civitas akademika, alumni, orangtua dan masyarakat), melainkan juga oleh Dinas Pendidikan Nasional.
Proses-Proses Manajemen Pendidikan di Sekolah
Manajemen pendidikan di sekolah merupakan proses-proses yang terorganisir untuk pengelolaan komponen-komponen pendidikan di sekolah, yaitu : kurikulum dan program pengajaran, tenaga kependidikan, kesiswaan, keuangan, sarana dan prasarana pendidikan, pengelolaan hubungan sekolah dan masyarakat, serta keorganisasian sekolah itu sendiri.
Beberapa masalah yang sering dihadapi sekolah dalam melaksanakan pengendalian manajemen pendidikan di sekolah yang menjalankan roda-roda manajemen tanpa menggunakan perangkat bantu manajemen (management tools) antara lain adalah:
a) Layanan pendidikan kepada siswa kurang optimal
Layanan pendidikan harus dirancang seoptimal mungkin supaya dapat membuat proses pembelajaran lebih interaktif, inspiratif, dan menyenangkan sehingga dapat lebih merangsang siswa untuk berkreasi dan lebih menggali potensi minat, bakat, serta perkembangan fisiknya. Dengan pola manajemen modern yang lebih dinamis serta perangkat bantu manajemen yang lebih interaktif, diharapkan layanan pendidikan kepada siswa akan semakin optimal.
b) Kekurang-paduan antara data dan informasi antar komponen-komponen manajemen sekolah
Setiap komponen manajemen sekolah tentu memiliki suatu mekanisme pengolahan data untuk menghasilkan informasi-informasi yang terkait dengan bidang manajemennya supaya bisa bermanfaat kepada pihak-pihak yang membutuhkan. Kekurang-paduan antara data dan informasi yang dihasilkan di masing-masing komponen manajemen sekolah akan menimbulkan banyak masalah seperti terdapatnya banyak “versi” informasi yang tidak sama menimbulkan ambiguitas dan kebingungan mengenai mana informasi yang benar. Atau ketidakmampuan salah satu komponen manajemen dalam menyediakan informasi yang cepat karena masih harus dilakukan penggabungan data dari berbagai sumber, mengolah, dan melaporakannya.
c) Tidak adanya kolaborasi yang mempermudah koordinasi
Komponen manajemen sekolah seperti dewan pengembang kurikulum sekolah merupakan salah satu komponen yang cukup banyak melibatkan koordinasi yang intensif dalam proses-proses perencanaan dan pengendalian serta evaluasi kurikulum. Tidak adanya kolaborasi antar para pengembang kurikulum akan menimbulkan kesulitan dalam memperoleh kesamaan persepsi mengenai perencanaan, implementasi, pemantauan, dan evaluasi kurikulum.
d) Akuntabilitas tidak berkesinambungan
Masih terkait dengan penjelasan masalah pada poin (b) di atas, kerancuan informasi yang dihasilkan dari banyak sumber data akan mengakibatkan akuntabilitas informasi menjadi dipertanyakan. Sebuah sistem terintegrasi dapat mendorong kualitas proses manajemen yang berkesinambungan antar proses-proses dalam masing-masing komponen sehingga dapat ditindaklanjuti secara terstruktur dan sistematik.
e) Penyediaan informasi tidak cepat dan tepat guna
Pada level manajemen yang lebih tinggi, otoritas pendidikan (misalnya yayasan) akan memerlukan informasi yang dibutuhkan untuk keperluan yang lebih strategis dalam proses pengambilan keputusan pendidikan dalam kaitannya dengan peningkatan mutu. Sistem informasi yang baik sebagai alat bantu manajemen harus dapat menyediakan informasi-informasi tersebut secara cepat dan tepat guna untuk dijadikan referensi dalam kegiatan-kegiatan eksekutif pengambilan keputusan dan kebijakan manajemen sekolah.
SIMPS Sebagai ERP Pendidikan
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.
Konsep ERP dikembangkan dengan latar belakang pemikiran perlunya dilakukan aktivitas pengintegrasian proses secara lintas fungsi di dalam perusahaan, agar dapat lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan customer. Dilibatkannya aplikasi atau software dalam konsep ERP adalah semata-mata karena perangkat teknologi tersebut dapat memberikan nilai tambah berupa:
penghapusan proses-proses yang tidak perlu (process elimination)
penyederhanaan proses-proses yang rumit (process simplification)
penyatuan proses-proses yang redundant (process integration)
pengotomatisasian proses-proses yang manual (process automation).
ERP terdiri atas sistem berbasis komputer yang dirancang untuk membantu proses transaksi dalam perusahaan dan memfasilitasi perencanaan, produksi, dan respon secara real-time dan terintegrasi – serta memiliki beberapa karakteristik meliputi hal-hal sebagai berikut ini :
Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pengguna server, baik itu diimplementasikan secara tradisional atau berbasis jaringan (intranet maupun internet).
Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses yang ada dalam perusahaan.
Sistem ERP menggunakan database yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.
Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara real-time.
sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.
Sedangkan penerapan konsep-konsep ERP tersebut dalam industri pendidikan secara garis besar adalah sama dengan ERP pada perusahaan. Ketika sebuah konsep mengenai otomatisasi transaksional di sekolah dipikirkan, beberapa aspek yang masuk dalam pembahasan adalah manajemen pembayaran, manajemen pembelajaran, manajemen aset, perpustakaan dan lain-lain. Mungkin beberapa institusi pendidikan telah memiliki sebagian atau beberapa aplikasi-aplikasi seperti itu, namun sifatnya stand-alone, yaitu tidak saling memiliki keterkaitan satu sama lain antar sistemnya.
REFERENSI : Scott, G.M. (2004). Prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen (terjemahan). Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.
